สำหรับใครที่เพิ่งจะซื้อตัวมาแต่ยังไม่รู้วิธีใช้งานเครื่องสแกนนิ้วกันบ้างไม่ว่าจะเป็นยังไม่รู้ติดตั้งอย่างไร หรือว่ากำลังเจอปัญหาสแกนไม่ติด วันนี้เราจะพาทุกคน ตั้งค่าผ่านทุกขึ้นตอนตั้งแต่เริ่มแกะกล่องครั้งแรกไปจนถึงการดึงรายงาน เพื่อให้ตัวระบบทำงานได้เต็มประสิทธิภาพตั้งแต่วันแรกที่ใช้งานกันเลย

การเตรียมพร้อมก่อนติดตั้งช่วยลดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นในภายหลังได้มาก สิ่งที่ควรเตรียมมีดังนี้

สิ่งแรกเลยก็ที่ต้องทำก็น่าจะเป็นการอ่านคู่มือให้เข้าใจคร่าว ๆ กันก่อนเพราะตัวเครื่องแต่ละรุ่นมีเมนูและขั้นตอนที่ไม่เหมือนกันซึ่งจะแตกต่างกันเล็กน้อยเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นตัวเครื่องของ ZKTeco หรือ HIP ก็ตามและประการที่สองก็คือต้องเตรียมรายชื่อพนักงานทั้งหมดพร้อมกำหนดรหัสพนักงาน เพราะระบบส่วนใหญ่จะให้กรอก ID ก่อนถึงจะลงทะเบียนลายนิ้วมือได้ ประการที่สามเตรียมเครื่องคอมพิวเตอร์ที่ต้องการเชื่อมต่อในการดึงข้อมูลพนักงานไม่ว่าจะเป็นการเชื่อมต่อผ่านทาง USB, LAN หรือ Wi-Fi ก็ตาม

เครื่องสแกนนิ้วส่วนมากจะมาพร้อมกับอุปกรณ์ในการติดตั้งผนังและสายเชื่อมต่อ ตำแหน่งที่เหมาะสมสำหรับติดตั้งควรอยู่ที่ความสูงประมาณ 110-130 เซนติเมตรจากพื้น ซึ่งพอดีกับความสูงเฉลี่ยของมือผู้ใหญ่

การติดตั้งควรที่จะหลีกเลี่ยงการติดตั้งในที่ที่แสงแดดส่องตรง เพราะแสงจ้าจะรบกวนเซ็นเซอร์แบบ Optical ได้ นอกจากนี้ควรระมัดระวังความชื้น โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมโรงงานหรือพื้นที่กลางแจ้ง ถ้าจำเป็นต้องติดกลางแจ้ง ควรเลือกรุ่นที่มีระดับ IP65 หรือสูงกว่า

เมื่อเปิดเครื่องครั้งแรก ระบบจะให้คุณตั้งค่าพื้นฐาน ได้แก่ วันและเวลา ภาษา และรหัสผ่านผู้ดูแลระบบ

ตั้งเวลาให้ถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะข้อมูลบันทึกเวลาทั้งหมดจะอ้างอิงจากนาฬิกาของเครื่อง ถ้าเวลาผิด รายงานการทำงานก็จะผิดตามไปด้วย แนะนำให้ตั้งการซิงก์เวลาผ่าน NTP Server เพื่อให้เวลาถูกต้องอยู่เสมอแบบอัตโนมัติ

นี่คือขั้นตอนที่สำคัญที่สุด เพราะถ้าลงทะเบียนไม่ดี ปัญหาสแกนไม่ติดจะตามมาอีกนาน

วิธีลงทะเบียนที่ถูกต้อง
1. เข้าเมนูผู้ดูแลระบบและเลือก “เพิ่มผู้ใช้งาน”
2. กรอก Employee ID และชื่อ
3. วางนิ้วบนเซ็นเซอร์ตามที่ระบบแนะนำ (ส่วนใหญ่ 3-5 ครั้งต่อนิ้ว)
4. ลงทะเบียนนิ้วอย่างน้อย 2 นิ้วต่อคน แนะนำ 2 นิ้วชี้หรือนิ้วโป้ง
5. ทดสอบสแกนทันทีหลังลงทะเบียน

เคล็ดลับที่หลายคนมองข้าม คือการวางนิ้วในมุมต่าง ๆ เล็กน้อยในแต่ละครั้งที่สแกนระหว่างลงทะเบียน เพราะจะทำให้ Template ที่ได้ครอบคลุมมากขึ้น ลดอัตราการปฏิเสธในการใช้งานจริง

เมื่อลงทะเบียนพนักงานครบแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือตั้งกฎเวลาทำงาน เช่น เวลาเข้างาน เวลาออก ช่วงพักกลางวัน และวันหยุด

ระบบส่วนใหญ่จะให้สร้าง “กะ” (Shift) แล้วกำหนดให้กับพนักงานแต่ละคนหรือแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น กะกลางวัน 08:00-17:00 น. กะบ่าย 14:00-23:00 น. เป็นต้น การตั้งกฎเวลาให้ละเอียดตั้งแต่ต้นจะทำให้รายงานสรุปเวลาทำงานถูกต้องและนำไปคำนวณเงินเดือนได้ทันที

เครื่องสแกนนิ้วทุกรุ่นจะมาพร้อมซอฟต์แวร์ หรือรองรับซอฟต์แวร์ของบริษัทอื่น การเชื่อมต่อสามารถทำได้ 3 วิธี

วิธีแรกคือผ่าน USB โดยเสียบสายต่อเข้าคอมพิวเตอร์โดยตรง เหมาะกับสำนักงานเล็กที่ไม่ซับซ้อน วิธีที่สองคือผ่าน LAN/Ethernet เชื่อมต่อผ่านเครือข่ายภายในองค์กร เหมาะกับสาขาหลายแห่งที่ต้องรวมข้อมูล วิธีที่สามคือผ่าน Wi-Fi สะดวกสำหรับสถานที่ที่เดินสายไม่ได้ แต่ต้องระวังสัญญาณขาดหายในบางพื้นที่

การใช้งานตัวเครื่องสแกนนิ้วให้ได้ผลดีนั้นต้องเริ่มต้นจากการตั้งค่าที่ถูกต้องตั้งแต่ต้น ไม่ว่าจะเป็นการลงทะเบียนนิ้ว การตั้งกะงานที่ครบถ้วน และการเชื่อมต่อระบบที่เหมาะสม ถ้าทำได้ครบ ระบบจะทำงานราบรื่นและลดภาระ HR ได้

ยังไม่แน่ใจว่าจะเลือกเครื่องสแกนนิ้วรุ่นไหน ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญ Okamithai ได้เลยฟรี เราพร้อมช่วยแนะนำตั้งแต่การเลือกรุ่นไปจนถึงการติดตั้ง

หากต้องการเปรียบเทียบรุ่นก่อนตั้งค่า สามารถเลือกดู เครื่องสแกนนิ้วสำหรับลงเวลาและควบคุมประตู แล้วตรวจวิธีเชื่อมต่อและซอฟต์แวร์ของแต่ละรุ่นให้ตรงกับงาน